Эффективная связь с секретарем организации требует знания правил делового общения и особенностей работы офисных сотрудников. Рассмотрим основные способы установления контакта.
Содержание
Эффективная связь с секретарем организации требует знания правил делового общения и особенностей работы офисных сотрудников. Рассмотрим основные способы установления контакта.
1. Подготовка к звонку
| Что подготовить | Для чего необходимо |
| ФИО секретаря | Персональное обращение |
| Название организации | Правильная идентификация |
| Цель звонка | Четкое формулирование запроса |
| Документы под рукой | Для уточнения деталей |
2. Стандартный алгоритм звонка
2.1. Пошаговая инструкция:
- Наберите основной номер организации
- Дождитесь ответа секретаря
- Представьтесь (ФИО, должность, компания)
- Коротко изложите цель звонка
- Уточните возможность переключения на нужного сотрудника
- Поблагодарите за помощь
3. Особенности работы секретарей
- Фильтрация входящих звонков
- Фиксация обращений в журнале
- Переадресация по внутренним линиям
- Запись информации для руководства
- Организация обратной связи
4. Рекомендации по эффективному общению
| Совет | Результат |
| Звоните в рабочее время | Повышает вероятность решения вопроса |
| Говорите четко и размеренно | Обеспечивает правильное понимание |
| Используйте вежливый тон | Создает благоприятное впечатление |
5. Что делать при сложностях
- Если секретарь занят - уточните удобное время для звонка
- При необходимости оставьте сообщение с контактами
- Для срочных вопросов - вежливо поясните важность обращения
- При регулярных контактах - запомните имя секретаря
Важная информация
Оптимальное время для звонка секретарю - с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00. Избегайте периода с 13:00 до 14:00 (обеденный перерыв) и последнего часа рабочего дня. При повторных звонцах ссылайтесь на предыдущие контакты для преемственности общения.
